在宅勤務しながらリモートでミーティングに参加するってこんな感じ【半育休なお仕事】
こんにちは。育休期間も後半に入った橋本です。
半育休（育休しながら働く）中は、在宅勤務しつつオフィスで開催されるミーティングにリモート参加、ということもときどきあります。
世の中的にもテレワークや在宅勤務が注目されている昨今。自分（たち）がどのようにリモートメンバーを含めた会議を運営しているか、さくっと書いてみたいと思います。
リモートで出席しているミーティング
僕はフローレンスのコーポレートサイトや、オウンドメディア「スゴいい保育」の編集に携わっており、編集部のメンバーとのミーティングが多いです。
人数としては、オフィスに6〜7人、それに対してリモートで1〜2人という感じ。
ミーティングの内容としては、サイトのアクセス状況の確認をしたり、今後の施策を話し合うなど。
OA環境・ツール
リモート参加時（というか常時ですが）は、パソコンを自宅のネット回線（光）につないでいます。通話品質を考えると、なるべく固定の光回線がよいと思います。
他は特別な準備はなく、パソコンにマイク付きイヤホン（iPhoneのイヤホンが便利！）を挿すだけです。
オフィス側の準備としては、集音マイク利用が望ましいです。遮音性が高い部屋で少人数ならともかく、参加者が多くなると、パソコンのマイクだけでは音声を拾いきれないということも発生します。そのたびにリモート側から聞き返すのは効率が悪いので、音声がちゃんと通じるよう、マイクはそれなりにしっかりしたものがあるとよいでひょう。
こんな感じのマイクですね。
これはだいぶ安いやつですが、オフィスにはもうちょっと高価なものがあった気がします。
リモート会議ツールは、Googleのハングアウトやappear.inを使っています。どちらも無料で使えます。
フローレンスは社内インフラとしてGoogle Appsを使っており、全員がGoogleアカウントを持っているので、1対1ならハングアウトが楽です。
いっぽう複数人だったり、社外メンバーが入るような場合は、共通のURLにアクセスするだけでよいappear.inのほうが使いやすいです。
どちらも通話品質的には特に問題ないと思います。もちろん、Skypeなど他のツールでもよいでしょう。
アジェンダや資料はどうしているのか
フローレンスのミーティングはGoogleドキュメントで作られたアジェンダ（同時編集が可能で、ミーティング中に議事を書き込み、最終的に議事録になる）を見ながら進行します。紙の資料は使いません。
このアジェンダを事前に用意し、関連資料のリンク等を記載しておけば、リモートでも全く問題ありません。
これはリモートの参加者がいるいないにかかわらずとても効率的なので、どんな会社にもおすすめです。（会社のセキュリティの都合でクラウドツールが使えないという人もけっこういますが、だいぶ生産性が違うので、本当にかわいそうだなと思います）
リモートでミーティングに参加してみて、どうか？
基本的には、上に述べたようなツールや事前の準備がちゃんと整っていれば、リモートで会議に参加することは特に支障ありません。
とはいえ、まったくもってオフィスにいるときと同じというわけではなく、やりやすいときとやりづらいときもあります。
やりづらい点（デメリット）
アジェンダに沿って議事進行していくミーティングなら特に問題はないのですが、アイディア出しの会議はやりづらいことがあります。
ブレインストーミングでは、「同時発生的にしゃべる」ことでアイディアを膨らませていくことが多いと思いますが、リモートでは同時にしゃべるとお互い言ったことを認識しづらくなるので、それがやりづらいです。
アイディア出しでよくある、ふせんに何か書いて、ホワイトボードに貼って……というのもできません。
まあ、このあたりは、ツールややり方次第かもしれないですが。
意外なメリット
同時発生的にしゃべって話を膨らませるのが難しい、と書きましたが、これは意外にメリットもあり、リモートで参加していると話の脱線が起こりづらい、あるいはオフィス側が脱線し始めたら「あ、話が逸れてる」というのを冷静に感じることができます。
また、リモート側が声を出すとオフィス側は必ずちゃんと聞こうとするので、話が逸れそうだなというときは「そういえばさっきの話ですが……」とひとこと発すると、話がもとの筋に戻ります。
（もちろんリモートの有無にかかわらず、そういう状況はない方が良いのですが）
リモートミーティングで良い成果を出すためのポイント
こういった内容をふまえて、リモート参加者がいるミーティングで高い成果を出すためのポイントは、こんな感じだと思います。
しっかりツールを準備する
会社の施策として在宅勤務などを推奨し、リモート会議を行うのであれば、ちゃんと設備は用意したほうがよいでしょう。具体的には「使うリモート会議ツールのデフォルトを決める」「オフィス側にちゃんとした集音マイクを準備する」「アジェンダや資料はウェブで共有できるようにする」の3点です。それほど難しいことではないです。
アジェンダをちゃんと決めて進行する
議事内容をあらかじめ決めてそのとおりに進めるというのは、リモート参加者の有無に関わらず当たり前のことだと思いますが、リモートメンバーがいるとよりその必要性が高まります。
顔を合わせてしゃべっていれば、アジェンダが適当でもなんとなくミーティングした「気分」になって終わることもあるかもしれませんが、リモート側からするとそれはありえません。
リモートメンバーとしては、わざわざ離れた場所からミーティングに参加するので、ミーティングで話す内容、決めるべきことは何かということにより注意するようになります（しなければなりません）。
逆に、その意識付けを使って、リモート参加者がファシリテーションをする、という役割分担にするのもよいかもしれません。
子どもを見ながら在宅で仕事ができるか？
ちなみに、育休と絡めた話をすると、原則として、育児しながら仕事はしない（上の子は保育園、下の子は奥さんにお願いして仕事の時間を作る）のですが、上の子の保育園お迎えの時間帯に、どうしても出ておきたいミーティングがある場合は、お迎えを奥さんにお願いして、赤ちゃんを抱っこしながらリモートで参加したりします。
ただ、赤ちゃんが元気に動いていたり、泣いていたりするとさすがにやりづらいので、寝かせたりミルクを飲ませるなど、支障が出ないよう調整しています。
「保育園に入れないなら家で子どもを見ながら仕事をすればいい」という意見をたまに聞きますが、短時間のミーティングならともかく、ある程度以上の長い時間、育児と仕事を同時に行うのは無理だと思います。
さいごに
働き方改革の旗のもと、在宅勤務・テレワークの推進ということで、リモートで働くことが推奨されるようになってきましたが、まだその「ベストなやり方」はまだ決まっていないと思います。
新しいツールや方法論など、積極的に試してみたいですね。
ではでは。
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